|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SÅDAN BEHANDLER VI PERSONDATA I ISHØJ LINEDANCE 1. august 2018 I Ishøj Linedance behandler vi personoplysninger på følgende måde: 1) Såvel almindelige oplysninger som særligt følsomme oplysninger, behandles i overensstemmelse med Ishøj Linedance Persondatapolitik og Den nye Persondataforordning (GDPR)1, der kan læses på de efterfølgende sider. 2) Ishøj Linedance er bekendt med, at foreningen har oplysninger om egne medlemmer og eksterne personer, der er tilmeldt deltagelse i foreningens eventuelle særlige aktiviteter, herunder deltagerlister, kontaktinformationer og betalingsoversigter mv. 3) Samtlige disse oplysninger, som kan være almindelige oplysninger, men også særligt følsomme oplysninger, behandles i overensstemmelse med de i punkt 1) nævnte retningslinjer. 4) Ishøj Linedance er bekendt med de registreredes rettigheder, herunder ret til sletning af oplysninger og regler om samtykke. 5) I tilfælde af brud på datasikkerhed indberetter Ishøj Linedance dette i overensstemmelse med gældende lovgivning og de herfor øvrigt gældende forskrifter og retningslinjer mv. 6) Ishøj Linedance er påpasselig i forhold til opbevaring og anvendelse af alle persondata, og såfremt der sker brud på en registreredes rettigheder, anmodes om at dette straks meddeles til foreningens databeskyttelsesrådgiver (DPO)2. 7) Ishøj Linedance politik og regler for persondata er kommunikeret til alle foreningens medlemmer, og disse er ligeledes informeret om rettigheder og pligter. Endvidere er klubbens politik og regler lagt på klubbens webside samt ophængt på opslagstavlen i foreningens klublokale. 8) Ishøj Linedance politik og regler samt procedurer for behandling af personoplysninger vurderes ikke at medføre risiko for registreredes rettigheder eller frihedsrettigheder. 9) Såfremt Ishøj Linedance mod forventning skulle få persondataoplysninger, der er særligt følsomme, behandles disse med særlig omhu. Günther Meincke formand for Ishøj Linedance 1Det formelle engelske navn er ”General Data Protection Regulation”, på dansk ”Generel forordning om databeskyttelse”. 2Foreningens formand. Kontaktinformationer kan findes på foreningens webside www.ishojlinedance.dk.
ISHØJ LINEDANCE PERSONDATAPOLITIK 1. august 2018
1. INTRODUKTION
Vi lever i en verden, hvor brugen af oplysninger og informationer bliver mere og mere udbredt. I vores dagligdag er det blevet mere og mere almindeligt, at vi foretager indkøb, bestiller rejser, mailer, og på anden vis kommunikerer med hinanden online. Hver eneste gang udveksler vi informationer og data om hinanden. For at begrænse at personlige data bliver samlet, måske solgt og i værste fald misbrugt, har EU og Folketinget vedtaget nye regler om at beskytte borgerne mod uretmæssig opbevaring og brug af personlige data, kaldet Den nye Persondataforordning (GDPR). Det er en god værdi, at vi skal værne om og beskytte de informationer, som vi modtager i foreningen Ishøj Linedance. Derfor hilser vi også det fornyede fokus på opbevaring og brug af data og informationer velkommen. Vi vil også fremover være en forening, som nyder omverdens tillid og som man trygt kan betro sine oplysninger til vel vidende, at vi passer godt på dem og respekterer de formål, som de er givet til. Lovændringerne vil betyde, at Ishøj Linedance kommer til at ændre lidt på rutiner og vaner, men ud over principperne i denne persondatapolitik handler det også om at behandle persondata med sund fornuft.
2. RELEVANTE SPØRGSMÅL
Disse spørgsmål er relevante i forhold til at registrere, opbevare og eventuelt videregive persondata:
Hvilke persondata har Ishøj Linedance? Hvad er formålet med registreringen og opbevaring af data? Hvor kommer data fra? Hvor længe gemmes data? Hvem deles data med? Hvor lagres data? Er der samtykke eller andet lovligt grundlag? Registreredes ret?
Ishøj Linedance ønsker at beskytte det enkelte individs persondata, så disse ikke bliver misbrugt eller kommer i hænderne på uvedkommende fx identitetstyveri, bedrageri eller andet misbrug.
3. PRINCIPPER FOR REGISTRERING, OPBEVARING OG EVT. VIDEREGIVELSE AF PERSONDATA MM.
Ishøj Linedance Persondatapolitik bygger på følgende principper:
• Der indsamles kun persondata afgivet af den enkelte person selv.
• Følgende persondataoplysninger kan registreres og opbevares uden samtykke:
- Navn - Adresse - Telefonnummer - Mail-adresse -Deltager-/holdlister - Evt. oplysninger på NemTilmeld el. lign. - Fødselsdato
• Ved særlige aktiviteter som fx stævner i /rejser til udlandet mv. kan indhentes oplysninger med særligt samtykke.
• Ved optagelse i Ishøj Linedance underskriver et nyt medlem en samtykkeerklæring.
• Kun data nødvendige for en persons deltagelse i Ishøj Linedance´s aktiviteter registreres, opbevares eller eventuelt videregives.
• Persondata og samtykkeerklæringer mv. opbevares i aflåst skab. Dette omfatter såvel papir- som elektronisk registrering. PC og USB-nøgler mm. skal have adgangskode.
• Bestyrelsens formand er Ishøj Linedance DPO3. Navn og kontaktoplysninger kan findes på Ishøj Linedance webside.
• Persondata må kun i anonymiseret form anvendes i referater mv.
• Deling af persondata med tredjeperson fx i forbindelse med tilmelding af medlemmer til eksterne aktiviteter eller ansøgning om offentligt foreningstilskud mv. sker kun i det for aktiviteten/ansøgningen nødvendige omfang.
• Persondataoplysninger opbevares maksimalt 1 år efter udmelding/ophør af medlemskab af Ishøj Linedance.
• Oplysning vedr. rettigheder til et kræve indsigt om Ishøj Linedance registrerede oplysninger kan rettes til foreningens DPO. Henvendelser besvares senest inden for 30 dage. En henvendelse kan fx vedrøre indsigt om de oplysninger, der gemmes vedrørende en selv, og sletning eller rettelse af urigtige oplysninger.
• Persondataoplysninger fra personer, som ikke er medlem af Ishøj Linedance, fx i forbindelse med tilmelding til deltagelse i Ishøj Linedance´s særlige eller enkeltstående aktiviteter (eksempelvis deltagerlister og betalingsoversigter) opbevares maksimalt 1 år efter aktivitetens gennemførelse.
3)Data Protection Officer, jfr. GDPR-forordningen.
|
|